Protokoll styremøte 22. oktober 2014

Protokoll fra styremøte i Vekst i Grenland IKS 22. oktober 2014 kl 0830 til 1200 på Kunnskapsverkstedet/Klosterøya.

Tilstede:

  • Jan Kleppe (styreleder)
  • Karin Finnerud (styrets nestleder)
  • Hanne Winberg
  • Hilde Molberg
  • Ole Magnus Stensrud
  • Tore Marthinsen

Meldt forfall:

  • Inger Lysa

Tilstede fra administrasjonen:

  • Hanne Gro Haugland
  • Jørn Roar Bamle

                 

Sak 40/14 Protokoll fra styremøtet 2. september 2014

På spørsmål til sak 31/14 i protokollen, opplyste Administrasjonen at ViG ikke kommer til å lede arbeidsgruppa for kommunikasjonsansvarlige om «Bo i Grenland».

Ett styremedlem kjente seg ikke igjen i oppsummeringen under sak 32/14 om finansieringsmodell for 2015. Det var enighet om at diskusjonene må munne ut i klare konklusjoner.

Med disse kommentarene fattet Styret følgende vedtak:

Styret godkjente protokollen.

Sak 41/14 Status i selskapet pr primo oktober

Jørn Roar Bamle har sagt opp sin stilling. Han går over til Proventia. Bamble ønsker permisjon. Daglig leder er positiv til det.  Framtidig håndtering av Bamles oppgaver vurderes. Det kan være aktuelt å kjøpe eksterne regnskapstjenester, og utvide stillingsbrøken til en eller flere av de andre næringsutviklerne for å håndtere oppgaver innen nyskaping.

Lønnsjusteringene i ViG er foretatt innenfor totalrammen på 3.5%, og ligger mellom 2 og 7,6 %. De største tilleggene er gitt for å utjevne lønnsskjevheter.

ViG er i ferd med å inngå ny IA-avtale med NAV.

Telemark fylkeskommune diskuterer samarbeidsavtaler med Telemarkskommunene. Det foreligger utkast til avtale med Porsgrunn. Økonomisk bærekraft, derunder næringsrelaterte prosjekter, omtales.  Styret var opptatt av at avtalene må reflektere at Grenlandskommunene har overført sitt næringsarbeid til ViG.  Selskapet bør involveres i utformingen av avtalene. Daglig leder sa at det er fastsatt dato for møte mellom Administrasjonen og Porsgrunn kommune i saken.Styret ba Administrasjonen minne Grenlandskommunene på at ViG er kommunenes felles næringsavdeling, og må involveres i arbeidet med avtalene.

Bamble kommune har søkt om støtte fra Telemark fylkeskommune til prosjektet Frier Vest. I diskusjon om søknaden, har Fylkeskommunen forfektet at Proventia kan bidra med prosjektbistand til Frier Vest. Dette synet deles ikke av de andre medeierne i Proventia, ei heller av Styret i ViG.Styret ser behov for å klargjøre Proventias mandat, og rolledelingen mellom industriinkubatoren og ViG.

Telemark fylkeskommune planlegger å arrangere Fotavtrykkonferansen også i 2015. Fylkeskommunen vil ikke støtte Vekstkonferansen. Styret påpekte at Telemark bør ha en stor framfor flere små konferanser. Aktørene, derunder Fylkeskommunen, Innovasjon Norge og ViG bør samarbeide.Styret henstilte Fylkeskommunen om å støtte opp under Vekstkonferansen. Dette budskapet vil bli formidlet på politisk nivå fra Grenlandskommunene til Fylkeskommunen.

ViG har møtt representanter fra det indiske konsulentselskapet Tech Mahindra. Selskapet er i ferd med å etablere seg i Norge/Oslo, med et mulig dataservicekontor i Grenland. Dataservicekontoret vil bruke både indiske/utenlandske og norske medarbeidere, og bli en konkurrent til etablerte aktører i det norske markedet. Styret diskuterte hvordan ViG skal forholde seg til slike selskaper. Det var enighet om å ha en positiv holdning, og fokusere på at slike selskaper bidrar til arbeidsplasser og nyskaping. ViG vil tenke «grønn fil» også overfor slike etableringer.

Siljan kommune har anmodet ViG om å bistå i arbeidet med et politisk saksframlegg om Siljan Skisenter. Administrasjonen ba om signaler fra Styret om ViG kan gir lån/tilskudd til Skisenteret for oppgradering av anlegget.  Styret var positiv, og viste til Skisenterets betydning som rekrutteringsarena innen alpin, at det er få slike anlegg i regionen, at Siljan har et begrenset næringsliv og at Skisenteret innebærer en til to arbeidsplasser. Styret ba Administrasjonen undersøke muligheten for støtte fra andre aktører som Telemark Utviklingsfond.

Telemark fylkeskommune har bevilget tilskudd til Etablererkontorene i Telemark, derunder kr 900 000 til Etablererkontoret i Grenland (for 2015). Tilskuddet forutsetter medfinansiering fra kommunene. Etablererkontoret i Grenland og Etablererkontoret Vestmar diskuterer sammenslåing av virksomhetene. Dette synes hensiktsmessig i og med etableringen av ViG IKS.

Administrasjonen la fram regnskapet i møtet. Hittil i år har driftskostnadene blitt dekket av kapitalen fra kommunene. Det sendes ut faktura til kommunene i nær framtid, som

splittes i tilskudd til ViG AS og ViG IKS. Tilskuddet til Etablererkontoret deles på 4 (Bamble, Porsgrunn, Skien og Siljan). Revisor har godkjent regnskapet for ViG AS. Selskapet blir lagt ned om kort tid. Kapitalen som kommunene har «lånt» selskapet blir da tilbakebetalt.

Styret fattet følgende vedtak: Styret tok rapporteringen til orientering. Administrasjonen noterte seg innspillene og følger opp.

Sak 42/14 Grovbudsjett for 2015

Både Styret og Rådmannskollegiet har ved gjentatte anledninger diskutert alternative finansieringsmodeller for ViG IKS.

Det synes å være enighet om at budsjettet til selskapet bør ligge på dagens nivå, og at det ikke er et mål for den enkelte kommune å redusere sin overføring. Flere har påpekt at fordelingen mellom kommunene bør basere seg på nøkkelen fastsatt i vedtektene. Dette vil medføre betydelige endringer i overføringene mellom kommunene, og kan være vanskelig å få til nå. Et flertall i Styret konkluderte med at man bør beholde dagens finansieringsmodell i 2015. Ole Magnus Stensrud tok dissens, og gjentok sitt standpunkt om at fordeling av tilskuddet bør basere seg på nøkkelen i vedtektene.

Styret fattet følgende vedtak:

Styret anbefale Representantskapet å vedta et grovbudsjett for ViG basert på dagens finansieringsmodell, dvs driftstilskudd fastsatt ut fra fordelingsnøkkelen (ref. vedtektene) pluss at kommunene dekker kostnader knyttet til overførte stillingshjemler. Budsjettet for 2015 bør tilsvare prisjustert 2014-nivå. Styremedlem Ole Magnus Stensrud framsatte følgende protokolltilførsel: «I hht vedtektene skal driftstilskuddet fastsettes ut fra fordelingsnøkkelen.»

Styret godkjente Administrasjonens forslag til grovbudsjett for Etablererkontoret i Grenland.

Sak 43/14 Status oppdragsavtaler

Styret støttet Administrasjonens forslag om en felles oppdragsavtale mellom ViG og Grenlandskommunene. Avtalen vil ikke inneholde vedlegg som presiserer ViGs oppfølging overfor den enkelte kommune. Oppfølgingen må formes over tid. Dersom den blir spesielt omfattende overfor en eller flere kommuner, har daglig leder mandat til å diskutere hensiktsmessige løsninger med respektiv(e) kommune(r). De ansatte i ViG er positive til denne tilnærmingen.

Administrasjonen ønsker å presentere «nytt fra ViG» på politisk nivå i kommunene, to ganger i året. Så langt i høst, har daglig leder og medarbeidere møtt Formannskapet i Siljan og Hovedutvalget for næring i Skien. Det er satt dato for møte med Formannskapet i Bamble og forslag til dato avventes fra Drangedal. Administrasjonen vil følge opp Kragerø og Porsgrunn.

Styret fattet følgende vedtak: Det undertegnes en felles oppdragsavtale (uten vedlegg) mellom ViG og eierkommunene. Avtalen legges fram på førstkommende møte i Representantskapet, til orientering.

Sak 44/14 Organisering – fordeling av ansvar og oppgaver

Styret har signalisert at ViG bør bruke ressursene mer effektivt og jobbe mer på tvers av kommunene. Administrasjonen har laget en oversikt over ViGs ansvar og oppgaver. Enkelte områder følges opp av flere medarbeidere. Det kan være aktuelt å reorganisere slik at utvalgte medarbeidere får ansvar for gitte områder og vil følge opp overfor alle kommunene. Mulige områder for en slik tilnærming er næringsarealer, næringslokaler og kanskje nyskaping.  Saken diskuteres fortløpende med medarbeiderne, som har en åpen holdning.

Styret fattet følgende vedtak: Styret tok saken til orientering.

Sak 45/14 Pollenfond

ViG har mottatt henvendelse fra Herøya Industripark om bidrag til et pollenfond.

Styret hadde mange spørsmål: hvem skal forvalte fondet, hvor stort skal forvaltningshonoraret være, hvilken kompetanse skal forvalter besitte, vil bankene i regionen bidra til fondet, hva blir koblingen til Proventia, hvilken begrensning ligger i at «Herøya Industripark har satt av 5 millioner NOK til nyetableringer i industriparken.», hva er det geografiske nedslagsfeltet til fondet, er det rasjonelt å trekke midler fra Grenland Næringsfond til et pollenfond med mer eller mindre samme profil, og skal det bygge opp en egen administrasjon? Videre noterte Styret seg at Telemark fylkeskommune er interessert i fondet, men stiller spørsmål ved HiPs rolle.    

Styret fattet følgende vedtak: Styret ber Administrasjonen ta kontakt med HiP, Telemark fylkeskommune og andre aktører for å avklare spørsmål og diskutere etablering av et pollenfond. Styret får saken til ny gjennomgang når viktige spørsmål er avklart.

Sak 46/14 Offentlighetsloven

Styret diskuterte Administrasjonens forslag til hvordan ViG IKS skal følge opp offentlighetsloven.

Styret fattet følgende vedtak: ViG legger ut postlister på sin hjemmeside. Dagsorden og referat fra styremøter og møter i Representantskapet gjøres tilgjengelig på hjemmesida. Møter i Representantskapet kunngjøres i regionpressen sammen med møter i Grenlandsrådet når disse avholdes samtidig. Det framgår av møteinnkallinger, sakspapirer, referater etc hva som er unntatt offentlighet.

Sak 47/14 Eventuelt

Søknad fra Devotek om tilskudd/lån

Tom Lande Iversen presenterte søknaden på vegne av Devotek. Styret diskuterte saken, og fattet følgende vedtak:

Styret finner å kunne støtte prosjektet ved å gi tilsagn om inntil 50% (max kr.300.000) av prosjektkostnadene i et utviklingslån med konverteringsrett til omsøkte aktiviteter. Det forutsettes at prosjektet fullfinansieres, igangsettes innen 6 måneder fra dato og at selskapet lokaliseres i Grenland. Prosjektet må gi en statusrapportering til ViG innen utgangen av januar 2015. Administrasjonen får fullmakt til å definere øvrige vilkår for tilsagnet.

Møte i Representantskapet

Det er planlagt et felles formannskapsmøte for Grenlandskommunene 1. desember 2014 i Langesund. ViG avholder høstmøte i Representantskapet i forlengelsen av nevnte møte. Saker på dagsorden er Grenland Næringsfond, grovbudsjett for 2015 og oppdragsavtalen. Styret diskuterte om Representantskapet bør velge nye styremedlemmer som følge av at Ole Magnus Stensrud og Hanne Winberg er i ferd med å bytte jobb, og endre vedtektene til å omfatte valg av varamedlemmer. Styret ba om at saken blir diskutert i Rådmannskollegiet[1]

Styreleder Jan Kleppe har ikke anledning til å delta på møtet 1. desember 2014. Nestleder Karin Finnerud stiller i hans sted.

Neste styremøte og HP-samling

Neste styremøte finner sted 25. november 2014 klokka 0830 til 1200 på Klosterøya. Det blir styresamling om handlingsplanen 12. november 2014 klokka 1230 til 17.

  

[1] Saken ble drøftet i Rådmannskollegiet 23. oktober 2014. Der var man enige om at valg av styremedlemmer etter Stensrud og Winberg, samt endringer av vedtektene tas opp på vårmøtet.

Developed by Aplia - Powered by eZ PublishPersonvern

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer om informasjonskapsler her. Ikke vis denne meldingen igjen.